7个方面总结:审批工作流设计

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7个方面总结:审批工作流设计

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本文将从角色、内容、流程、动作、权限、配置、效率7个方面,对审批工作流的产品设计进行总结。

7个方面总结:审批工作流设计

工作流是后台系统的核心和灵魂,而审批则是工作流中的最基础的应用场景。在公司管理和运转中引入审批工作流,替代原本的纸质申请和审批,可以达到以下目标:

提高公司的运转效率

公司管理制度规范化

系统留档,便于追溯

环保

本文将从角色、内容、流程、动作、权限、配置、效率7个方面,对审批工作流的产品设计进行总结。

一. 角色

在一个公司中,每个人都会有自己的岗位职责和层级之分,不同的岗位和层级定位不一样,需要完成的任务也不一样。在审批流程中,我们只抽象划分为两类:

角色1:发起人

审批的发起人需要完成的主要是事务性、操作性的工作,同时也是一个审批流程的Owner,是最关心审批进展的人。因此在发起人的角度,在创建完审批事项后,还需要完善相关信息、催促审批人及时审批、处理驳回修改意见、重新提交等。发起人角度设计的要点总结如下:

兼容统一发起入口和业务场景触发

常用的审批事项要方便找到

有统一汇总的审批管理页面

角色2:审批人

审批人在流程中需要完成的主要是决策性的工作,因此在审批人的视角,内容和操作都应该尽量精简:

只看到最重要的信息,避免信息过多影响判断

只进行必要操作,不能有过多选择或过多输入,影响决策效率

统一的页面进行审批操作和管理

需要有审批历史,以便追溯

二. 内容 1. 提炼最小集合

根据审批事项的不同,需要流转的内容也是不同的。对于审批流程的设计来说,需要在实际业务中提炼出最核心的内容,一则可以减轻发起人的工作负担(发起一个审批要填一堆的资料相信没人会开心),二则可以提高决策的准确性和效率。

例如一个请假审批流程,核心就是请假时间、事由和请假类型;而一个立项投决的审批,则需要重点展示立项会的表决结果,同时还需要把会议记录做为附件带上,以便在必要时可以查看,在交互上,这里同样需要注意内容的归类、收纳。

设计要点总结如下:

内容尽可能精炼

有些内容是必要的,但系统可以自行获取就不要让发起人再输入一遍

预置常用的内容,用选择的方式替代输入的方式,同时也提高了内容的规范性

2. 查看和修改

在审批的过程中,有时候需要让不同的审批人查看不同的内容,且限定有些人有修改权限而有些人只有只读权限,这都会在后面的“权限”里总结。

三. 流程 1. 自主选定审批人流程

这是一种比较轻量、灵活的审批流程形式,适用于公司规模不大、流程没有标准化的情况。要点是发起人发起一个审批事项并提交时,需要自行选择下一个环节的审批人。而下一个环节的审批人审批通过后,可以选择继续流转到再下一个人去审批,或者结束这个流程。

2. 串行流程

串行流程就是每一个审批环节的人审批通过后,才会进入到下一个环节。每个环节的驳回,可以根据业务需要,设计成驳回到发起人、驳回到上一个环节或驳回到指定环节重新审批,或兼而有之,做为选项供审批人选择。

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3. 并行流程

并行流程是一个审批环节需要几个人或角色审批通过才算通过,可以有以下两种方式:

任意一个人审批通过即进入下一环节

必须所有人审批通过才进入下一环节

上述第一个方式比较好理解,第二个方式和串行流程容易混淆,即同样是要多个人审批,到底是一个接一个、还是同时通过才算通过?到底用哪种方式,区别是审批人是不是同一个级别,并行的方式其实类似于同级别的会签,而串行方式适合有上下层级关系的情况。

并行流程的驳回则相对简单,一般是设计成有一个人驳回则该环节即算驳回。

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4. 条件触发流程

条件触发流程在审批工作流中也比较常见,设计上就是某个审批环节要由谁/或哪个角色审批,需要取决于条件判断。例如金额低于1万元由财务总监审批通过后即结束,金额在1万元以上则由副总裁审批通过后即结束。

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5. 混合流程

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